Cómo mejorar las reuniones virtuales

Se necesita mucho esfuerzo para organizar buenas reuniones virtuales, incluyendo asegurarse de que tienes los invitados, las herramientas y las responsabilidades correctas.

Pero eso es sólo el principio.

Para que las reuniones sean productivas y proporcionen mayores resultados, las empresas eficaces también dan gran prioridad a lo que ocurre después de las reuniones. Aquí tienes algunos consejos que puedes hacer para mejorar el trabajo híbrido que sigue a la reunión.

Haz una minuta de cada reunión

Las notas sobre lo que ocurre en las reuniones tienen cuatro ventajas:

• Informar a los que no pudieron asistir.
• Mencionar los deberes, los logros y las observaciones.
• Guardar los puntos de acción.
• Controlar la asistencia. Este registro abierto de asistencia puede revelar patrones de participación y promover la responsabilidad.

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Establece siempre próximos pasos y responsables.

Especialmente en entornos de trabajo virtuales, no todo el mundo puede llegar a todas las reuniones, por lo que es útil establecer unos responsables para next steps, y pedir a los destinatarios que los examinen y respondan.

A la hora de acceder a las tareas, piensa bien dónde quieres compartirlas. ¿Quién es el propietario de las mismas y quién tiene acceso a ellas? ¿Especifican exactamente lo que debe ocurrir a continuación y por quién?

Ten en cuenta la audiencia, el canal y los elementos de acción al diseñar tus notas para promover la interacción. Mientras que la parte de "Descripción" de una reunión repetida podría ser un lugar preferible para notas concisas, un documento de notas compartido podría ser un mejor lugar para comentarios más profundos.

Haz las preguntas adecuadas para saber cómo fue la reunión.

Muchas veces no sabemos cómo evaluar la productividad o la necesidad de una reunión. Aquí tienes una serie de preguntar para descubrir dónde hay que mejorar

• ¿La asistencia te hizo reconsiderar quién debía ser incluido o excluido?
• ¿Faltó alguna persona importante?
• ¿Cómo te aseguras de que la gente se presente?
• ¿Deberías invitar a otro miembro del equipo en su lugar?
• ¿Era el grupo propenso a desviarse del camino?
• ¿Tenías los recursos necesarios para realizar una lluvia de ideas o recopilar datos adecuadamente?
• ¿Qué más se necesita?
• ¿Cómo ha funcionado tu reunión híbrida (presencial y virtual)?
• ¿Realmente necesitabas que la gente activase el vídeo? Los equipos no deben utilizar siempre el vídeo porque parezca más personal; a veces las conversaciones sólo de voz funcionan mejor y en ocasiones es necesario ver las caras de las personas.

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Haz que los demás participen en la reunión

Otra forma de crear una positiva cultura de reuniones es pedir opiniones y ser abierto con respecto a los objetivos de la misma.

Los miembros del equipo pueden experimentar una mayor inspiración, eficacia y conexión si se les pregunta cómo se puede mejorar cada reunión. Aconsejo hacer esta evaluación cada 4 meses.

Basándote en sus comentarios, puedes cambiar la frecuencia, la duración y el horario. Sé abierto y sincero sobre el proceso que has utilizado para decidir y las ventajas del cambio. Al dar a las personas una sensación de control sobre un proceso que les afecta directamente, puedes mostrar empatía.

Conclusión

Aunque la tecnología para el trabajo a distancia e híbrido hayan avanzado mucho, los principios de las reuniones productivas permanecen constantes.

Las reuniones nos dan la oportunidad de escuchar las ideas y perspectivas de nuestros compañeros de trabajo en tiempo real, lo cual es un componente crucial del proceso de toma de decisiones de un equipo. Cuando nos reunimos por vía electrónica, puede que nuestros métodos tengan que ser más protocolarios, pero los resultados deberían ser los mismos.

Independientemente de dónde nos encontremos, los marcos de comunicación grupal deben ayudarnos a difundir la información y a tomar decisiones de forma más justa y, con suerte, más rápida y con mejores resultados.

Espero que este post te haya servido para coger alguna idea y que puedas ponerla en práctica en tu próxima reunión.